¿Cuáles son las herramientas que tienen las comunidades para acercarse a los medios? (Parte II)

En el foro organizado por El Nacional  sobre “Ciudadano Reportero”,  Patricia Rodríguez  enseñó a los presentes sobre las herramientas para acercarse a los medios, cómo realizar una convocatoria para las ruedas de prensa, cómo hacer que a los medios le interese una noticia y sea atractivo para la población.

Aunque esta ponencia, o charla, estuvo destinada a los representantes de las 22 parroquias de Caracas, Rodríguez tocó aspectos que bien pueden servir para cualquiera que se encuentra al frente de una oficina de relaciones públicas o comunicaciones corporativas.

Esto viene a colación  porque tanto las comunidades como las instituciones quieren atraer la atención de los medios de comunicación, sean escritos, radio o televisión, y siempre es bueno que alguien “de adentro” revele “tips” de cómo llegar a tener acceso a ellos.

En primer lugar, tanto las comunidades como quienes forman parte de las agencias de asesoría y relaciones públicas tienen que tener claro que hay que saber dirigir las necesidades informativas o de denuncia hacia los medios. Hay historias que contar y en la medida en que esa historia afecta e interesa  a una mayoría, en esa medida servirá de alimento, en el buen sentido, para que los medios se hagan eco de ella.

Las historias que queremos contar en los medios, sea un problema en un barrio, una falta de servicio público, o un nuevo producto, una campaña, deben basarse en historias creíbles, que, de ser posible, contengan elementos de una novela, porque, además, los periodistas necesitan escuchar respuestas y en la medida en que tienen más datos, mejor se puede construir una noticia.

Es importante que al acercarnos a los medios, según Patricia Rodríguez, y yo insistiría  en que no importa si se es una  comunidad o una empresa, siempre se le deben resolver a los periodistas, y sus equipos, determinados procesos de producción, como los accesos a documentos, fotos, historias de primera mano, etc.

Quienes cuentan las historias, denuncias, o quejas, a los periodistas deben lograr captar la atención de los comunicadores, porque solamente así podrán ellos, a su vez, convencer a sus editores, de la importancia de esa noticia, o suceso. Aquí también entra la necesidad de contar con buenos voceros, personas que sean buenas declarando, apegadas a los hechos.

Una vez que se tiene el problema, queja, necesidad, campaña o  producto, que se desea dar a conocer es importante conocer las opciones que se tienen para contactar a los medios de comunicación.  

En este punto, Patricia Rodríguez recomendó comenzar por una carta donde se exponen los planteamientos que se desean dar a conocer, para pedir de esta manera una cita y dar más detalles o entregar documentos sobre el tema. El último punto de esta cadena de maneras de tratar con los medios se refiere a la rueda de prensa, que tanto se abusa de ella.

Para organizar una rueda de prensa se debe contar con una buena base de taos de los medios de comunicación, con los periodistas de la fuente que nos interesa, sus teléfonos, si es posible, así como los correos electrónicos, muy conveniente esto último. Luego de hacer la convocatoria a los medios, donde se explica el motivo de la rueda de prensa, hora, lugar, día, y cualquier otro detalle que se crea conveniente, se debe focalizar el mensaje a dar, no permitir dispersar el ambiente del tema por qué se convocó

Un buen vocero siempre es necesario a la hora de una rueda de prensa, que por recomendaciones de Rodríguez, debe limitarse a una buena lectura de los puntos que se quieren dar  conocer o fijar posición.

Como recomendaciones, Patricia Rodríguez mencionó que debemos recordar que mientras más importante es un medio puede ser mayor la dificultad para lograr el acceso. También el respeto a los periodistas es importante, y para ello se debe comenzar la rueda de prensa a la hora fijada, porque los comunicadores tienen otras pautas que cubrir.

Preferiblemente las ruedas de prensa no deben convocarse en la tarde, porque a esas horas los periodistas están en las redacciones organizando el trabajo de ese día y se hace cuesta arriba que acudan a las ruedas de prensa, depende también el interés del tema a tratar.

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